Diretrizes MEDIARE para Participação em Sessões Remotas de Mediação ou de Facilitação de Diálogos

O MEDIARE preparou diretrizes para a realização de sessões remotas de Mediação / Facilitação de Diálogos, visando propiciar maior segurança e privacidade na condução e na participação das reuniões.  Essas diretrizes ficam aditadas ao Regulamento de Normas Éticas e Procedimentais  da Câmara MEDIARE e devem ser observadas, salvo acordado de modo diverso:

1. 1. A plataforma de videoconferência utilizada será o Zoom, exceto se os participantes definirem em comum acordo uma plataforma diversa, que seja validada pelo suporte técnico contratado pelo MEDIARE e pelos mediadores, visando maior segurança e domínio do manejo da ferramenta virtual;
   2. Por motivos de segurança, cada reunião terá link com número identificador e código de acesso próprios, não repetidos em reuniões subsequentes, que deverão ser transmitidos exclusivamente aos participantes previamente identificados;
   3. Devido às regras de sigilo aplicáveis a Mediações em geral, as reuniões deverão contar apenas com os participantes previamente identificados e os mediadores. A participação  de eventuais convidados, deverá ser acordada previamente entre todos os integrantes da Mediação;
   4. Em regra, é vedada a gravação da reunião pelos participantes ou pelo MEDIARE. Caso seja assim acordado por todos, com consenso sobre sua motivação, as reuniões poderão ser gravadas pelo MEDIARE, somente em seu computador. A gravação também pelos participantes e/ou a gravação em território virtual (nuvens de armazenamento), dependerão do consentimento de todos os envolvidos na Mediação, incluindo os mediadores;
   5. O MEDIARE manterá a prática de envio por correio eletrônico dos agendamentos de próximas reuniões; o link de participação NÃO deve ser compartilhado com nenhuma outra pessoa que não esteja designada para a reunião correspondente;
   6. O suporte técnico estará disponível durante o tempo de realização das reuniões e será acionado apenas pelos mediadores, mediante comum acordo com todos os participantes. O profissional que desempenhar essa função estará vinculado por compromisso formal de confidencialidade;
   7. Durante quinze minutos antes do horário previsto para cada reunião, os participantes poderão ingressar na “sala de espera”, que estará disponível até antes de seu início, por meio do mesmo link da reunião;
   8. Os mediadores terão o controle de exibição de material (textos e documentos, dentre outros) na tela da reunião e poderão, por meio do suporte técnico, assessorar todos aqueles que queiram fazê-lo, desde que de comum acordo entre todos;
   9. É sugerido que os participantes observem regras de conduta assemelhadas às de reuniões presenciais de Mediação, evitando falas simultâneas, e para isto os mediadores procurarão coordenar as participações por meio de liberação ou não dos microfones, visando a clareza do diálogo e o balanceamento de oportunidades de participação;
   10. Os mediadores poderão, quando conveniente ao método da Mediação, utilizar o recurso de concentrar apenas neles o recurso de voz;
   11. Para evitar dispersão de atenção e garantir que o conteúdo da sessão fique preservado naquele ambiente, o chat e suas anotações poderão ser utilizados somente com cópia para todos; ficam facultadas as anotações pessoais;
   12. Os participantes e os mediadores acordarão, previamente, sobre a utilização, ou não, de gravação e de compartilhamento de tela, bem como eventuais anotações em quadro branco, poderão, ou não, serem salvas, conforme o acordado entre todos;
   13. Na eventualidade de que os mediadores notem a conveniência de intervalos na reunião conjunta, promovendo sessões privadas, poderão recorrer temporariamente à utilização do recurso de salas separadas, procurando sempre observar critérios de sigilo e de balanceamento de oportunidades; os mediandos também poderão solicitar reuniões privadas e para estas serão observados os mesmos critérios;
   14. A imagem de todos os participantes deverá estar exibida na tela, para que as expressões possam ser percebidas e acompanhadas pelos mediadores;
   15. É recomendado que cada participante teste previamente as suas possibilidades para utilização da videoconferência, especialmente, selecionando o equipamento com o qual esteja mais acostumado, verificando se a sua velocidade e estabilidade de conexão costumam permitir participação adequada em reuniões remotas, tendo já acessado o aplicativo correspondente à plataforma utilizada, programando-se para evitar interrupção pessoal durante as reuniões, reservando um ambiente com condições de silêncio propícias à participação sem ruídos prejudiciais, usando rede de dados particular e mantendo atualizados os dispositivos de segurança da plataforma utilizada, visando a reduzir a possibilidade de comprometimento de segurança;
   16. O passo a passo de participação, assim como orientações mais detalhadas sobre a utilização de plataforma virtual para a Mediação / Facilitação de Diálogo serão enviados a cada participante, antes da reunião de pré-mediação;
   17. Quaisquer dúvidas dos participantes antes ou após as reuniões deverão ser encaminhadas ao endereço de correio eletrônico dos mediadores, os quais, caso necessário, coordenarão a obtenção de suporte técnico, quando o tema envolva questão de tal natureza.